E-post? Var god dröj.

In Kommunikation, Sociala medier by Gert Frost1 Comment

Vissa saker finns det inte statistik på, men jag har frågat runt ganska mycket under senare tid och i princip alla svar jag fått indikerar ungefär samma sak:
Vi har slutat att svara på e-post.
Nej, inte helt och hållet, men många upplever att de som förväntas svara har blivit mer selektiva. Bara det nödvändigaste ges tid.
Frågan är varför? Kan det rentav vara bra, eller hur ska man hantera det?

I princip dagligen får jag förfrågningar om att använda olika plattformat eller applikationer. Oftast tackar jag nej, men det blir ändå mycket testande.
I detta sammelsurium av möjligheter/svårigheter är det lätt att gå bort sig.
Det blir helt enkelt för mycket. Vi ska svara på e-post, kommentera och svara på Facebook, svara på sms och meddelanden på WhatsApp, Instagram, Skype eller vad det nu kan vara.
Ja, vi är nog lite vilsna. Överrumplade. Överbelastade.
Klart att en del e-post blir liggande.

Kanske är det lite naivt, men jag har ändå trott att e-post varit någorlunda stabilt. Att e-post faktiskt värderats lite högre än ett meddelande på Facebook eller Twitter. Att det faktiskt ansetts mer professionellt, men tydligen håller det på att förändras.

Vad är då nackdelen med att disciplinen blivit sämre när det gäller e-post?
För många (hälften av svenskarna finns ju till exempel inte på Facebook) är e-post och telefon det man använder för att kommunicera. Inte så mycket annat.

Man kan inte hux flux sluta svara på e-post.
Kanske finns det något halvbra system för internkommunikation på arbetsplatsen, men i skriven form handlar det ofta om e-post, möjligen också sms.
Det är lätt att känna sig förbigången eller ”dissad” om de svar man förväntar sig uteblir. Det är lätt att uppleva som oförskämt och det är naturligtvis inte något bra sätt att bygga relationer på.
Nästan alla som passerat 40-strecket har, påstår jag, växt upp med att man ska svara på tilltal. Punkt slut. Kanske är det annorlunda för sms-generationen?
Hursomhelst skapar uteblivna svar en irriterad stämning. Det är inte konstruktivt.

Finns det fördelar med att fokus för kommunikation flyttas till andra ”arenor”.
Ja, självklart. Till stor del handlar e-post om att han kontakter med människor vi känner, vi rör oss inom mer eller mindre kända ramar.
Det kan vara berikande att ge sig ut på nya arenor, få nya kontakter och därigenom nya kunskaper och möjligheter.

Alltså. Ur detta informationskaos måste trots allt en klok kommunikationsstrategi handla om att skapa i alla fall någon form av ordning, privat eller inom den organisation där man befinner sig.
Vilka möjligheter har vi när det gäller kommunikation?
Vad vill vi åstadkomma?
Vilka redskap ska vi använda?
Hur ska vi använda dem?
Och så vidare.

Det krävs också disciplin, att lära sig själv och organisationen hur man ska använda de olika redskapen, oavsett vilket man väljer. Det går inte att skicka e-post i tid och otid. Om det dimper ner 50 e-postmeddelande varje dag så hinner man faktiskt inte svara på alla. Så enkelt är det.
Är man tydlig med vilka kanaler som används för kommunikation, plus att man givetvis därefter sköter det på ett professionellt sätt, blir det också lättare för omgivningen, kunder, samarbetspartners att veta hur de i sin tur ska agera för att kommunicera med just dig/er. Vi kan inte planlöst flänga mellan de olika ”verktygen” utan att ha en fungerande strategi.

Man kan inte hux flux sluta svara på e-post.
Det är bara dumt och ger ett oprofessionellt intryck.

Comments

  1. Pingback: Om konsten att vara tillgänglig | Frost kommunikation

Leave a Comment