Om konsten att vara tillgänglig

In Kommunikation, Sociala medier by Gert Frost2 Comments

e-postVilka kanaler för kommunikation använder ni inom er organisation?
Frågan kan tyckas märklig, men är i högsta grad relevant. Personligen blir jag idag kontaktad via en mängd olika kanaler; e-post, Linkedin, sms, Facebook, Twitter och ett antal andra. Ibland blir det bara för mycket.
Lägg därtill olika intranät som finns på exempelvis myndigheter och företag.
Det blir helt enkelt ohanterligt.
Här följer några funderingar och tips kring detta.

Jag har tidigare skrivit om att många mer eller mindre slutat svara på e-post, vilket är svårt att försvara. Ändå ganska lätt att förstå. De sociala medierna har inneburit att väldigt många nya vägar för kommunikation öppnats. Många har anslutit, andra inte. Fortfarande är relationen till de sociala medierna lite trevande för väldigt många av oss.
Själv föreläser och undervisar jag om det nya medielandskapet och hur det påverkar oss. Mycket är fantastiskt, annat mindre lyckat. Ser man tillbaka ett antal år ser man att vissa plattformar tillkommit, medan andra har försvunnit. Så kommer det att fortsätta. Det är lite slit-och-släng över det som sker på nätet. Så snart det dyker upp något nytt som är bättre, snyggare, smartare känns med ens det gamla nött och trist.

Oavsett vilken organisation man arbetar inom är god kommunikation grundläggande såväl internt som gentemot kunder och externa partners av olika slag. E-posten har länge varit en bastion som varit svår för andra inta. Och med rätta. Den är fortfarande det mest använda professionella redskapet för kommunikation, trots alla andra möjligheter.Twitterlogo
Trots det är det alltså många som inte längre svarar på e-post.
Det är mycket olyckligt, men fullt förklarligt eftersom vi sakta men säkert växer in i en kommunikationskultur som innebär att många förväntar sig snabba svar. Det har också gått slentrian i hur vi använder e-post. Den ”bara finns där”, liksom. Den kan ha använts i 30 år utan att man på allvar diskuterat användandet. Disciplinen är långtifrån bra alla gånger.
Frågor som enkelt kunnat lösas på annat sätt slängs iväg i ett mail. Inte sällan till personer som faktiskt har annat att ägna sig åt än att svara på omotiverad post.
Många får dagligen mellan 50 och 100 mail. Säg att hälften av dem ”kräver” ett svar eller någon åtgärd; det säger sig själv att det blir en ohanterlig situation. Lägg därtill meddelanden via sociala plattformar, sms och så vidare.
Tja, ekvationen går helt enkelt inte ihop och många upplever kommunikation som en tidstjuv i stället för den möjlighet den innebär.
Så vad göra?

1
Om du arbetar i ett företag eller en organisation; bestäm vilken som är er interna huvudkanal. För de flesta lär det bli e-post.
Enas sedan om hur den ska användas. Ta gärna en eftermiddag till utbildning så att ni inom organisationen har en gemensam syn. Det minskar onödig irritation.
Sköt den sedan minutiöst.
Samma sak gäller oavsett vilken kanal ni vill använda internt. Struktur och strategi är omistliga ingredienser.

2
Dina kunder och olika samarbetspartners har sannolikt inte samma syn på kommunikation som du. Kanske använder hen helt andra kanaler, exempelvis sms. Kanske ringer han eller hon i tid och otid, vilket ju i sig kan skapa irritation.
Var tydlig när du etablerar en ny kontakt.
Om du säger ”du kan alltid nå mig via e-post” se då till att det verkligen är fallet.
Det behöver inte innebära att man måste svara direkt på allting, tvärtom kan det vara klokt att besluta sig för att exempelvis bara kontrollera e-posten en eller två gånger per dag. Det behöver inte plinga i smartphonen hela tiden. Det kan inte bara vara störande för dig, utan också för andra.
Så långt det är möjligt är naturligtvis personliga kontakter bäst, om det är möjligt och tid ges.

3
Halva svenska folket har idag konton på Facebook, vilket i sig är smått otroligt. Men det innebär också att halva folket INTE finns på Facebook. En miljon svenskar finns på den professionella nätverket Linkedin, ungefär hälften så många Twitter. En väldigt hög andel av dem som finns i de sociala nätverken tittar bara in då och då. Många konton används mycket sporadiskt.
Var tydlig i dina kontakter med medarbetare, kunder eller partners med hur just du använder de olika nätverken så att de inte förväntar sig svar som de aldrig kommer att få. Vill du inte diskutera jobb på exempelvis Facebook, håll då också dina kontakter / vänner på ett privat plan.

4
Det blir allt svårare att skilja på privat tid och arbetstid. Vi är många som arbetar hemma en stund eller svarar på mail under bussresan och så vidare. De smarta telefonerna är ständigt närvarande.
Likaså är det ofta svårt att skilja på privata och professionella kontakter. Också de flyter samman. Mitt tips är att man försöker minimera sammanblandningen så mycket som möjligt. Exempelvis genom att ha en privat e-post dit man styr sådant som inte är jobbrelaterat. Den behöver ju inte kontrolleras lika ofta. Det håller också jobbmailen ”ren”.
Oavsett hur man väljer att agera i de olika kommunikationskanalerna, privat eller professionellt, finns det en poäng med att ha en genomtänkt idé om hur man ska agera var.
Strategi är ett väldigt fint ord.

Jag satt och lyssade på Percy Barnevik på TV i samband med att ha släppte sin bok ”Ledarskap – 200 råd”. Han pratade mycket om tillgänglighet, att chefer måste vara just tillgängliga för medarbetare och kunder. Han sa också att ”kontoret är där du befinner dig” och gav inte mycket för telefonmeddelanden som ”på resa – åter på måndag”.
Det där kan naturligtvis diskuteras i oändlighet, men en sak är i alla fall helt klar: alla kan inte vara tillgängliga i alla kanaler, alltid och överallt.
Det gäller att sålla.
För sin egen skull. Och för andras.
Att man sedan kanske bör finnas i de nya kanalerna för att omvärldsbevaka eller bara för att lära sig hur det nya medielandskapet ser ut och fungerar är en helt annan diskussion.

Comments

  1. Kloka tankar. Men epostens sidorutiner ger en överlägsenhet gentemot andra kanaler. 1. Dokumentation. Svart på vitt vad “var överens om”. 2. Mappstruktur och taggning. Gmail är bra eftersom man kan sätta flera rubriker. 3. Sortering. En hel del mejl är av karaktären ” kan vara bra” men kräver ingen åtgärd. Kallelser, nyhetsbrev etc Twitterlänkar tar längre tid att sortera på ett vettigt sätt. Twitter är bra i stunden. Just nu. Och suveränt i samband med events där man kommenterar panelsamtal etc.
    Men väldigt bra att du lyfter frågan.
    Christer

    1. Var och en kan nog mejsla ut vad som fungerar bäst för dem. Det beror ju lite på vad man jobbar med, om de man har kontakt med är vana att kommunicera osv. Många gånger är ju telefonen bäst. 🙂

Leave a Comment